Hinweise zur Sicherheitsakte

Erstellung, Aufbewahrung und fristgerechte Vernichtung der Sicherheitsakte

Wie Sicherheitsakten aufzubewahren sind, regelt das Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG). Nach § 30 SÜG gelten für Sicherheitsakten im nichtöffentlichen Bereich (Unternehmen) die gleichen Vorschriften des Gesetzes wie im öffentlichen Bereich mit dem Unterschied, dass die Sicherheitsakte im nichtöffentlichen Bereich bei einem Wechsel des Arbeitgebers nicht abgegeben werden darf, ausgenommen bei der Rechtsnachfolge nach § 613a BGB.

§§ 18 und 19 SÜG regeln, wie Sicherheitsakten zu führen sind und innerhalb welcher Fristen sie zu vernichten sind.

Rechtsgrundlage	Hinweise
§ 18 Abs. 1 SÜG	Das Unternehmen hat über jede/n Betroffene/n eine Sicherheitsakte zu führen. In der Regel führt der/die Sabotageschutzbeauftragte die Sicherheitsakte (grundsätzlich von Personalverwaltung getrennt, § 25 Abs. 5 Satz 1 SÜG). In die Sicherheitsakte sind alle die Sicherheitsüberprüfung betreffenden Informationen aufzunehmen. Damit sind alle Bearbeitungs- und Verfahrensschritte gemeint, d.h. sie ist auf aktuellem Stand zu halten. Sie enthält daher insbesondere: Antrag auf Sicherheitsüberprüfung Sicherheitserklärung/en (auch die früher abgegebenen) ggf. den Antrag auf Feststellung einer evtl. Tätigkeit für den Staatssicherheitsdienst der DDR) bei vor dem 01.01.1970 Geborenen ggf. Protokolle über mit dem/der Betroffenen geführte Sicherheitsgespräche Vermerke über Zeitpunkt und Ergebnis von Vergleichen zwischen Sicherheits- und Personalakte (Hinweis: Der/Die Sabotageschutzbeauftragte kann Einsicht in die Personalakte nehmen, sofern dies für die Sicherheitsüberprüfung erforderlich ist, umgekehrt kann aber die Personalverwaltung nicht Einsicht in die Sicherheitsakte nehmen (§ 26 Satz 4 sowie § 25 Abs. 5 Satz 1 SÜG) Ergebnis der Sicherheitsüberprüfung (Schreiben des BMWE) einschließlich etwaiger sicherheitserheblicher Erkenntnisse.
§ 18 Abs. 2 SÜG	Weitere Informationen über persönliche, dienstliche und arbeitsrechtliche Verhältnisse sind zur Sicherheitsakte zu nehmen, soweit sie für die sicherheitsmäßige Beurteilung erheblich sind, insbesondere Zuweisung oder Übertragung einer sicherheitsempfindlichen Tätigkeit s.o. Angaben zum Ausscheiden aus dem Unternehmen Änderungen des Namens, Wohnsitzes und der Staatsangehörigkeit Anhaltspunkte für Überschuldung (insbesondere Pfändungs-und Überweisungsbeschlüsse) Strafsachen sowie arbeitsrechtliche Maßnahmen Auch Hinweise z.B. auf seelische oder geistige Störungen sowie Alkohol-, Drogen- und Medikamentenprobleme zählen zu den anzugebenden Veränderungen.
§ 18 Abs. 3 SÜG	Die Trennung von Sicherheits- und Personalakte dient dem Schutz der betroffenen Person. Erkenntnisse, die für die sicherheitsmäßige Beurteilung relevant sind, sollen nicht für nachteilige personalverwaltende Maßnahmen genutzt werden. Personenbezogene Daten der betroffenen Person aus der Sicherheitsakte dürfen aber für arbeitsrechtliche Maßnahmen genutzt werden, wenn dies zur Gewährleistung des vorbeugenden personellen Sabotageschutzes erforderlich ist, z.B. wenn ein Sicherheitsrisiko einer Weiterbeschäftigung der betroffenen Person in einer sicherheitsempfindlichen Stelle entgegensteht (§ 21 Abs. 1 Satz 4 SÜG). Die Sicherheitsakte darf auch nicht der betroffenen Person zugänglich gemacht werden. Nach § 36a Absatz 2 Satz 1 SÜG kann die Akte von der/dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationssicherheit im Rahmen ihrer/seiner datenschutzrechtlichen Kontrollaufgaben eingesehen werden. Dies gilt für die personenbezogenen Daten nach § 36 Absatz 2 Satz 3 SÜG nicht, wenn der/die Betroffene gegenüber der/dem Bundesbeauftragten für den Datenschutz der Einsichtnahme widerspricht (weiterführende Hinweise zum Widerspruchsrecht unter hinweisezumwiderspruchsrecht).
§ 19 Abs. 1 SÜG	Die Sicherheitsakten und dazu gehörige Hilfsmittel (z.B. Karteikarten, gespeicherte Daten) sind gesondert aufzubewahren und gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Die Sicherheitsakten sind also in Behältnissen oder Räumen aufzubewahren, so dass sie gegen unberechtigten Zugriff gesichert sind.
§ 19 Abs. 2 SÜG	Die Vernichtung der Akten erfolgt innerhalb eines Jahres, wenn die betroffene Person die sicherheits-empfindliche Tätigkeit nicht aufgenommen hat, es sei denn, die/der Betroffene willigt in die weitere Aufbewahrung ein sowie nach Ablauf von fünf Jahren nach Beendigung der sicherheits-empfindlichen Tätigkeit, es sei denn, die betroffene Person willigt in eine längere Aufbewahrung ein oder es ist beabsichtigt, dass die betroffene Person in absehbarer Zeit erneut eine sicherheitsempfindliche Tätigkeit aufnimmt. Willigt die betroffene Person in eine längere Aufbewahrung ein, wird die Einwilligungserklärung zur Sicherheitsakte genommen; eine Kopie dieser Einwilligungserklärung ist an das BMWE zu senden. Die Vernichtung hat so zu erfolgen, dass der Inhalt weder erkennbar noch erkennbar gemacht werden kann (z.B. durch Reißwolf).

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