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2. Geheimschutzverfahren

2.1. Aufnahme

  1. Unternehmen werden auf Vorschlag eines VS-Auftraggebers in die Geheimschutzbetreuung durch BMWE aufgenommen. Ein nicht amtlicher VS-Auftraggeber hat zuvor die Einwilligung des amtlichen VS-Auftraggebers einzuholen und seinem Vorschlag die Adresse des zu beauftragenden Unternehmens, Projektbeschreibung (einschließlich Projektzeitraum), Geheimhaltungsgrad, erforderliche Geheimschutzvorkehrungen beizufügen.
  2. Die Einleitung des Geheimschutzverfahrens für Unternehmen, die sich beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) um NATO-Infrastrukturvorhaben mit Geheimhaltungsgrad VS-VERTRAULICH und höher bewerben, wird durch das BAFA vorgeschlagen.

2.2. Anerkennung der Geheimschutzbestimmungen

Durch Abschluss des öffentlichrechtlichen Vertrages ( Anlage 01 - Öffentlich-rechtlicher Vertrag (pdf, 152KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)) verpflichtet sich das Unternehmen gegenüber der Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch BMWE,

  • die Bestimmungen des GHB in der jeweils geltenden Fassung als verbindlich anzuerkennen und nach dessen Maßgabe alle erforderlichen organisatorischen, personellen und materiellen Geheimschutzmaßnahmen zu treffen,
  • eine/n fachlich und persönlich geeignete/n SiBe als zentrales Sicherheitsorgan vorzuschlagen und nach Zustimmung des BMWE zu bestellen (3.1, Anlage 08 - Bestellung des SiBe (pdf, 298KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)),
  • den/die Sicherheitsbevollmächtigten/e (SiBe) unmittelbar der Geschäftsleitung/dem Vorstand/dem Inhaber (im Nachfolgenden Geschäftsleitung genannt) zu unterstellen und bei allen den Geheimschutz betreffenden Angelegenheiten zu beteiligen (3.2, 3.3),
  • den/die SiBe mit den Befugnissen und den personellen sowie sachlichen Ressourcen auszustatten, die für die ordnungsgemäße Durchführung der Geheimschutzmaßnahmen erforderlich sind,
  • eine Geheimschutzklausel ( Anlage 02 - Geheimschutzklausel (pdf, 92KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)) als Bestandteil des Vertrages über geheimhaltungsbedürftige Lieferungen und Leistungen mit dem jeweiligen amtlichen oder nicht amtlichen VS-Auftraggeber zu vereinbaren,
  • Änderungen der Unternehmensangaben, insbesondere der Kapitalbeteiligungen, BMWE unverzüglich mitzuteilen,
  • bei Beantragung eines Insolvenzverfahrens BMWE unverzüglich den Insolvenzverwalter mitzuteilen,
  • den Insolvenzverwalter über VS-Aufträge und die Pflichten aus dem Geheimschutzverfahren zu unterrichten.

Zugehörige Anlagen

2.3. Prüfungsverfahren

2.3.1. Unternehmensangaben

  1. Der VS-Auftragnehmer legt BMWE insbesondere folgende Angaben vor ( Anlage 09 - Unternehmensangaben (pdf, 420KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)):
  2. Jede Änderung der in (1) genannten Angaben ist BMWE unverzüglich mitzuteilen. Ein aktueller Auszug aus dem Gewerbezentralregister ist auf Anforderung alle fünf Jahre vorzulegen.

Zugehörige Anlagen

2.3.2. Geheimschutzbetreuung von Unternehmens-/Konzernteilen

  1. Unternehmensteile eines Konzerns mit eigener Rechtspersönlichkeit werden als selbständige Unternehmen behandelt.
  2. Bei Unternehmen mit rechtlich unselbständigen Teilen schlägt das Unternehmen vor, welcher Teil in die Geheimschutzbetreuung aufgenommen werden soll. Bearbeitung und Verwahrung von VS soll bei mehreren rechtlich unselbständigen geheimschutzbetreuten Unternehmensteilen, soweit möglich, zentral erfolgen. Soll in einem Unternehmensteil eine größere Zahl von VS-Ermächtigten betreut werden, ist ein/e Stellvertreter/-in des/der SiBe vor Ort zu benennen.

2.3.3. Einzelne Personen/freie Mitarbeiter

  1. Sofern bis zu fünf einzelne Mitarbeiter/-innen eines nicht geheimschutzbetreuten Unternehmens oder freie Mitarbeiter/-innen VS-Aufträge bei einem nicht amtlichen VS-Auftraggeber durchführen sollen, können sie mit Zustimmung dieses VS-Auftraggebers und des BMWE bei diesem VS-Auftraggeber geheimschutzmäßig betreut werden (4.3.5).
  2. In begründeten Fällen können einzelne Personen in die Geheimschutzbetreuung aufgenommen werden. Dabei übernimmt BMWE die

Zugehörige Anlagen

2.3.4. Ausländischer Einfluss auf das Unternehmen

BMWE entscheidet im Benehmen mit dem geheimschutzbetreuten Unternehmen, wie geheimhaltungsbedürftige Vorgänge geschützt werden können, wenn

  • ausländische Kapitalbeteiligungen oder andere maßgebliche Einflussmöglichkeiten auf VS durch fremde Staatsangehörige bestehen, oder
  • Gesellschafter/innen, Geschäftsführer/innen und Mitglieder von Aufsichtsgremien eine fremde Staatsangehörigkeit besitzen.

Ggf. kann BMWE die Geheimschutzbetreuung beenden, eine VS-Ermächtigung verweigern oder eine Verpflichtungserklärung gemäß Anlage 10 - Verplichtungserklärung, natürliche Person (pdf, 202KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm) oder Anlage 11 - Verpflichtungserklärung, juristische Personen (pdf, 218KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm) verlangen.

Zugehörige Anlagen

2.4. Zulassung zu VS-Aufträgen

2.4.1. Sicherheitsbescheid

2.4.1.1. Allgemeines

  1. VS-Auftraggeber und VS-Auftragnehmer erhalten vom BMWE einen Sicherheitsbescheid, wenn
    • beim VS-Auftragnehmer die gesetzlichen Vertreter VS-ermächtigt sind,
    • ein/e geeignete/r zum Zugang zu VS ermächtigte/r Unternehmensangehörige/r als SiBe und mindestens ein/e Vertreter/in bestellt und durch BMWE in seine/ihre Obliegenheiten eingeführt sind,
    • die zu diesem Zeitpunkt erforderlichen materiellen Geheimschutzmaßnahmen realisiert worden sind.
  2. Der Sicherheitsbescheid enthält:
    • Namen des Unternehmens bzw. des Unternehmensteils,
    • Namen und Anschrift des/der SiBe im Unternehmen, des/der SiBe-Vertreters/-in sowie des/der VS-Empfangsberechtigten (VS-Verwalter/-in) im Unternehmen/ Unternehmensteil, - Verwahrungsmöglichkeiten für VS,
    • im Unternehmen vorhandene Geheimschutzmaßnahmen (Kategorien gemäß Anlage 12),
    • Verpflichtung des VS-Auftraggebers zur Prüfung, ob die beim VS-Auftragnehmer vorhandenen Kategorien für die Auftragsdurchführung ausreichend sind,
    • Notwendigkeit der schriftlichen Bestätigung des VS-Auftragnehmers gegenüber dem VS-Auftraggeber auf dessen Anforderung, dass die erforderlichen Kategorien ausreichend verfügbar sind.

    Der Sicherheitsbescheid kann mit Einschränkungen und einem Widerrufsvorbehalt versehen werden. Er dient ausschließlich zur Information des VS-Auftragnehmers und VS-Auftraggebers und darf nicht kopiert oder Dritten zugänglich gemacht werden.
  3. Der Sicherheitsbescheid über das eigene Unternehmen enthält darüber hinaus:
    • die Einschränkung, dass erst nach Realisierung eventueller zusätzlich erforderlicher Geheimschutzmaßnahmen und nach Vorliegen des Sicherheitsbescheides des nicht amtlichen VS-Auftraggebers die Auftragsbearbeitung begonnen werden darf, - die Termine für die Abgabe der halbjährlichen VS-Auftragsmeldung. (4) Ein nicht amtlicher VS-Auftraggeber hat für ein Unternehmen außerhalb Deutschlands eine FSC zu beantragen, mit der die zuständige ausländische Sicherheitsbehörde BMWE die Sicherheitsunbedenklichkeit des Unternehmens bescheinigt (Anlage 05a, Anlage 05b). (5) Der VS-Auftraggeber prüft, ob die im Sicherheitsbescheid angegebenen Sicherheitsvorkehrungen (Kategorien, Anlage 12) für die VS-Auftragsdurchführung ausreichen, und beantragt bei BMWE unter Angabe der erforderlichen Kategorien ggf. einen neuen Sicherheitsbescheid.
Zugehörige Anlagen

2.4.1.2. Aussetzung

  1. BMWE kann nach Gewährung rechtlichen Gehörs des betroffenen Unternehmens Sicherheitsbescheide ganz oder teilweise aussetzen bzw. die Entscheidung über weitere beantragte Sicherheitsbescheide zurückstellen, wenn gegen wesentliche Grundsätze des Geheimschutzes verstoßen wird. Das ist insbesondere der Fall, wenn:
    • bei dem Unternehmen die Voraussetzungen zur Erteilung des Sicherheitsbe­scheides nicht mehr erfüllt sind und das Unternehmen diese Voraussetzun­gen nicht in dem von BMWE orgegebenen Zeitraum wieder herstellt,
    • ein Insolvenzverfahren beantragt wird,
    • gegen einen Geschäftsführer, ermächtigten Eigentümer oder Gesellschafter ein Ermittlungsverfahren gemäß § 160 StPO eingeleitet worden ist
    • schwerwiegende Sicherheitsmängel bei der Durchführung eines VS-Auftrages vorliegen,

    oder wiederholt
    • bei einem Unternehmen offensichtliche Mängel bei der Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen auftreten,
    • die Unterlagen für die Aktualisierungen/Wiederholungsüberprüfungen nicht fristgerecht bei BMWE eingehen,
    • die VS-Ermächtigungen nicht binnen drei Monaten vollzogen werden,
    • das Unternehmen die VS-Auftragsmeldung nicht zu den im Sicherheitsbescheid vorgegebenen Terminen abgibt.

    Die Empfänger von Sicherheitsbescheiden werden vom BMWE über die Aussetzung unterrichtet.
  2. Während der Aussetzung des Sicherheitsbescheides darf das Unternehmen nur VS-Aufträge bearbeiten, die nicht von der Aussetzung erfasst sind.

2.4.1.3. Aufhebung

BMWE hebt Sicherheitsbescheide auf, wenn

  • VS-Aufträge nicht zustande gekommen oder vollständig abgewickelt sind und nicht andere Gründe für die Aufrechterhaltung bestehen,
  • die Voraussetzungen für die Erteilung von Sicherheitsbescheiden nachträglich wegfallen,
  • die Geheimschutzbetreuung durch Kündigung des öffentlich-rechtlichen Vertrages beendet wird.

Dem betroffenen Unternehmen ist zur beabsichtigten Aufhebung rechtliches Gehör zu gewähren. Die Empfänger von Sicherheitsbescheiden werden vom BMWE unterrichtet.

2.4.1.4. VS-Einstufungsliste

  1. Der VS-Auftraggeber erstellt unter Berücksichtigung der VS-Einstufung des VS-Herausgebers eine VS-Einstufungsliste und übermittelt sie dem VS-Auftragnehmer.
  2. Bei VS-Aufträgen, die den Einsatz von VS-ermächtigtem Fremdpersonal erfordern, müssen der nicht amtliche VS-Auftraggeber und der betroffene VS-Auftragnehmer schriftlich vereinbaren,
    • dass der VS-Auftragnehmer und seine Mitarbeiter keine VS zur Verwahrung erhalten,
    • inwieweit Personal des VS-Auftragnehmers, das beim nicht amtlichen VS-Auftraggeber tätig wird, dort hinsichtlich des Geheimschutzes dem nicht amtlichen VS-Auftraggeber unterstellt ist.
  3. VS-Auftragnehmer oder nicht amtlicher VS-Auftraggeber leiten BMWE auf Anforderung die VS-Einstufungsliste zu.

2.4. Grenzüberschreitende VS-Aufträge

2.5.1. Deutsche VS-Aufträge in das Ausland

  1. Beabsichtigt ein Unternehmen die Vergabe eines VS-Unterauftrags an ein im Ausland ansässiges Unternehmen und liegt die Genehmigung des amtlichen VS-Auftraggebers zur Weitergabe von VS vor, ist dies BMWE anzuzeigen (Auftragsanzeige Ausland, Anlage 13 - Internationale Auftragsanzeige (pdf, 191KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)). Im Regelfall soll ein auftragsspezifischer Security Aspects Letter (SAL) dieser Anzeige beigefügt werden. Zudem ist eine FSC über das im Ausland ansässige Unternehmen anzufordern.
  2. Ein nichtamtlicher VS-Auftraggeber hat gegenüber BMWE in Schriftform nachzuweisen, dass das im Ausland ansässige Unternehmen sich vertraglich verpflichtet hat, die für es gültigen Geheimschutzvorschriften einzuhalten.

  3. Die Weitergabe einer VS in das Ausland ist nur zulässig, wenn

    • der VS-Herausgeber der Weitergabe zustimmt und
    • der VS-Auftraggeber sich beim BMWE vergewissert hat, dass die VS im Ausland ihrem Geheimhaltungsgrad entsprechend geschützt ist.

Zugehörige Anlagen

2.5.2. Ausländische VS-Aufträge nach Deutschland

  1. Erhält ein in Deutschland ansässiges Unternehmen einen VS-Auftrag eines ausländischen VS-Auftraggebers, teilt es BMWE mit:

    • Name, Anschrift, Kontaktperson des ausländischen VS-Auftraggebers,
    • Kurzbeschreibung des VS-Auftrages (einschließlich VS-Einstufung, personeller oder materieller Umfang des VS-Auftrags, Dauer und, soweit vorhanden, VS-Einstufungsliste des VS-Auftraggebers).
  2. Anhand der übermittelten Informationen und der VS-Einstufungsliste prüft BMWE die Notwendigkeit der amtlichen Geheimhaltung und die erforderliche Kategorie (Anlage 12) und teilt das Ergebnis dem Unternehmen mit.
  3. Neben den Regelungen des GHB sind ggf. auch internationale Geheimschutzregelungen (z.B. Programme/Project Security Instruction - PSI, Security Aspects Letter - SAL) zu beachten.
  4. Sind deutsche VS für die Erledigung eines VS-Auftrags eines ausländischen VS-Auftraggebers erforderlich, entscheidet der VS-Herausgeber, ob und welche deutschen VS dem ausländischen VS-Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden dürfen.

Zugehörige Anlagen

2.6. Beendigung der Geheimschutzbetreuung

  1. Die Geheimschutzbetreuung wird durch Kündigung des öffentlich-rechtlichen Vertrages beendet; das Unternehmen kann diese Kündigung jederzeit vornehmen.
  2. BMWE kann den Vertrag im Benehmen mit dem/den VS-Auftraggeber/n kündigen, wenn- VS-Aufträge nicht zustande gekommen oder vollständig abgewickelt sind,- alle Sicherheitsbescheide aufgehoben worden sind,- der Antrag auf Eröffnung des Insolvenzverfahrens gestellt wird,- eine Gefährdung von VS wegen eines ausländischen Einflusses auf das Unternehmen nicht ausgeschlossen werden kann.
  3. BMWE kündigt den Vertrag, wenn- das Geheimschutzverfahren nicht durchgeführt werden kann,- die ordnungsgemäße Durchführung der Geheimschutzmaßnahmen nicht sichergestellt ist,- der Geschäftsbetrieb eingestellt oder- das Unternehmen nach Aussetzung der Sicherheitsbescheide (2.4.1.2) nicht die von BMWE geforderten Maßnahmen fristgerecht durchführt.

  4. Nach Kündigung des Vertrags hat das Unternehmen

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