Allgemeines

1. Der/die SiBe ist abschließend für die Planung, Genehmigung, Durchführung und Überwachung aller Maßnahmen zum Schutz von VS bei VS-Aufträgen, VS-Unteraufträgen und sonstigen Anlässen verantwortlich.
2. Der/die SiBe ist auch verantwortlich für die
   • ständige Aktualisierung der BMWE zu übersendenden Unternehmensangaben,
   • unverzügliche Mitteilung an BMWE im Falle der Beantragung des Insolvenzverfahrens,
   • Unterrichtung des Insolvenzverwalters über die Existenz von VS-Aufträgen im Unternehmen und die Pflichten gemäß GHB,
   • Erstellung einer Niederschrift bei einem Wechsel des/der SiBe,
   • Prüfung der Übereinstimmung von Überwachungsprotokollen (protokollierte Datensätze) mit den vorgelegten Anordnungen für Telekommunikationsüberwachungen gemäß § 17 Absatz 1 der Verordnung über die technische und organisatorische Umsetzung von Maßnahmen zur Überwachung der Telekommunikation (TKÜV) sowie
   • Sicherstellung des Schutzes von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuften Angelegenheiten ( Anlage 04 – VS-NfD-Merkblatt (Inkrafttreten 01.09.2023) (pdf, 546KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
3. Der/die SiBe ist insbesondere bei der Bearbeitung von Vorgängen, welche die Sicherheitsüberprüfung von Personen betreffen, zur Verschwiegenheit verpflichtet. Er/sie darf Informationen aus den Sicherheitsakten der VS-Ermächtigten nur an die beim Geheimschutzverfahren beteiligten Behörden (1.2) weitergeben.
4. Der/die SiBe erstattet der Geschäftsleitung mindestens einmal jährlich Bericht; dieser Bericht ist mit ihm/ihr zu erörtern.

3.3.2. VS-Aufträge

1. Der/die SiBe hat im Benehmen mit der Geschäftsleitung, den VS-Auftraggebern, den am Geheimschutzverfahren beteiligten Behörden zum frühest möglichen Zeitpunkt bei der VS-Einstufung und bei der Klärung diesbezüglicher Zweifel mitzuwirken.
2. Seine/ihre Pflichten umfassen in diesem Zusammenhang:
   • Führung von Verzeichnissen über
     • die innerhalb eines Unternehmens vorbereiteten, laufenden, durchgeführten und in Abwicklung befindlichen VS-Aufträge sowie über VS-Unteraufträge an andere Unternehmen (VS-Auftragsverzeichnis),
     • alle Unternehmensbereiche, in denen VS bearbeitet oder verwahrt werden (VS-Bereichsverzeichnis),
     • VS-Ermächtigte (VS-Personalverzeichnis),
   • Anforderung von Sicherheitsbescheiden bzw. FSCs über nicht amtliche VS-Auftraggeber und VS-Auftragnehmer bei BMWE,
   • bei internationalen Projekten die Prüfung, ob und inwieweit besondere Vereinbarungen (z. B. internationale Abkommen, Projektvereinbarungen, sicherheitsspezifische Anweisungen) gelten,
   • Sicherstellung, dass
     • die VS-Auftragsmeldung ( Anlage 06 - VS-Auftragsmeldung (pdf, 164KB, Datei ist nicht barrierefrei)) an BMWE vollständig und fristgerecht abgegeben wird,
     • die eventuelle Erteilung von VS-Unteraufträgen nach den Regeln des GHB erfolgt sowie
     • während der Durchführung eines VS-Auftrags und nach dessen endgültiger Abwicklung jede Möglichkeit der Herabstufung, Vernichtung oder Rückgabe von VS genutzt wird.
3. Der/die SiBe hat BMWE jederzeit auf Anfrage die aufgrund der VS-Auftragssituation vorbereiteten oder bereits getroffenen Geheimschutzvorkehrungen des Unternehmens zu erläutern und deren Angemessenheit nachzuweisen.

3.3.3. Personeller Geheimschutz

Zur Gewährleistung des personellen Geheimschutzes hat der/die SiBe insbesondere folgende Aufgaben:

• Feststellung, welche Personen unter Berücksichtigung des Grundsatzes "Kenntnis nur, wenn nötig" zu ermächtigen sind und ob die Voraussetzungen für die Sicherheitsüberprüfung bei diesen vorhanden sind (4.1.2),
• den Betroffenen über die Hinweise zur Sicherheitsüberprüfung für Sicherheitserklärungen (Anlage 19f) sowie über sein Widerspruchsrecht im Sinne von § 24 Abs. 2 BDSG ( Anlage 20 - Hinweis Widerspruchsrecht gegen Kontrolle BfDI (pdf, 4KB, Datei ist nicht barrierefrei)) zu unterrichten (4.7.7),5-3
• Beantragung der VS-Ermächtigungen ( Anlage 19a - Antrag auf VS-Ermächtigung (pdf, 101KB, Datei ist nicht barrierefrei)) und fortlaufende Kontrolle der Notwendigkeit der VS-Ermächtigungen (4.2.3),
• Durchführung der vorgeschriebenen Belehrungen (4.6, Anlage 21 - Anleitung für die Geheimhaltung in der Wirtschaft (pdf, 322KB, Datei ist nicht barrierefrei)),
• Durchführung der Reisebelehrungen (4.6, Anlage 22 - Merkblatt Auslandsreisen (pdf, 78KB, Datei ist nicht barrierefrei)),
• Führung der Sicherheitsakten (4.7.2),
• Veranlassung des Verzichts des Unternehmens auf die Fortdauer der VS-Ermächtigung, wenn sich der/die Betroffene als ungeeignet zum Zugang zu VS erweist ( Anlage 15 - Veränderungsmeldung (pdf, 101KB, Datei ist nicht barrierefrei))
• Durchführung der bei der VS-Ermächtigung und ihrer Beendigung erforderlichen Maßnahmen (4.3, Anlage 14 - Erklärung beim Erlöschen der Ermächtigung (pdf, 63KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 19a - Antrag auf VS-Ermächtigung (pdf, 101KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 19b - Sicherheitserklärung für die einfache Sicherheitsüberprüfung (Ü1) (pdf, 431KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm), Anlage 19c - Sicherheitserklärung für die erweiterte Sicherheitsüberprüfung Ü2 (pdf, 586KB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm), Anlage 19d (1), Anlage 19d-(2), Anlage 19e - BStU Antrag (pdf, 1MB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 20 - Hinweis Widerspruchsrecht gegen Kontrolle BfDI (pdf, 4KB, Datei ist nicht barrierefrei)),
• Erlass der erforderlichen Geheimschutzanweisungen an alle betroffenen Unternehmensangehörigen,
• Aufsicht über den erforderlichen Einsatz von VS-Ermächtigten gemäß dem Grundsatz "Kenntnis, nur wenn nötig",
• Führung einer Liste der zur Anordnung von Vervielfältigung und Vernichtung von VS Befugten (in Abstimmung mit dem Projektleiter),
• Entscheidung, ob und in welchem Umfang in- oder ausländische Besucher/innen Zugang zu VS erhalten dürfen (5.1, 5.2, 5.3),
• Führung der Besuchsverzeichnisse (5.2),
• Ausstellung von "SiBe-Bescheinigungen" für Besucher im Inland und Führung der entsprechenden Listen (5.1, 5.2, Anlage 23 - Einzel-SiBe-Bescheinigung (pdf, 3MB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm), Anlage 24 - Sammel-SiBe-Bescheinigung (pdf, 4MB, Datei ist barrierefrei⁄barrierearm)),
• Durchführung der Besuchsanmeldung bzw. Beschaffung der ggf. notwendigen Besuchserlaubnis, wenn VS-Ermächtigte als Besucher in ausländische Unternehmen, staatliche Stellen und zwischenstaatliche Organisationen entsandt werden sollen, um dort geheimschutzbedürftige Angelegenheiten zu erledigen (5.3, Anlage 25 - Request for Visit (pdf, 1MB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 26 - Bearbeitungsfristen internationale Besuchsanträge (pdf, 11KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 27 - NATO-Agenturen (pdf, 80KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 28 - Bearbeitungsfristen NATO-Besuchsanträge (pdf, 59KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 29 - EDIR Request for Visit (pdf, 35KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 31 - Multilaterale Vergleichbarkeitsgrade (pdf, 65KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 32 - EDIR-Geheimhaltungsgrade (pdf, 65KB, Datei ist nicht barrierefrei)),
• Führung eines VS-NfD einzustufenden, fortlaufenden, möglichst elektronischen VS-Personenverzeichnisses über Personen die VS-ermächtigt sind und/oder für die die VS-Ermächtigung beantragt ist. Hieraus muss ersichtlich sein, bei welchem VS-Auftrag die Betroffenen tätig sind bzw. sein sollen.

3.3.5. Materieller Geheimschutz

 Zur Gewährleistung des materiellen Geheimschutzes hat der/die SiBe insbesondere folgende Aufgaben :

• Herstellung und Überwachung aller erforderlichen materiellen Geheimschutzvorkehrungen einschließlich Mitwirkung bei vorbeugenden Maßnahmen zum Schutz des Unternehmens (insbesondere äußere Begrenzung, Beleuchtung, Sicherung von Türen, Toren, Notausgängen, Fenstern, Lüftungsschächten, Kanalisierungsschächten u. ä.; Bewachung, Alarmanlagen, Ausweissystem, Ein- und Ausgangskontrolle, Fahrzeugüberwachung, Fotografierverbot und Verbot der unbefugten Mitnahme von Fotoapparaten, Mobiltelefonen und IT-Geräten sowie alle weiteren zweckdienlichen Maßnahmen, die für den Sicherheitsstatus des Unternehmens von Bedeutung sein können),
• Frühzeitige Kontaktaufnahme mit hilfeleistenden Stellen (z. B. Polizeidiensstellen)
• Erstellung von Kontroll- und Sperrzonenanweisungen (6.3, 6.8.3, Anlage 33 - Kontrollzonenanweisung (pdf, 69KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 34 - Sperrzonenanweisung (pdf, 69KB, Datei ist nicht barrierefrei)),
• Sicherung der Schlüssel und Zahlenkombinationen zu VS-Verwahrgelassen (6.9),
• Durchführung von Kontrollen über Beachtung und Wirksamkeit der materiellen Geheimschutzmaßnahmen, Raumüberprüfung und -sicherung gegen Eindringen, Einblick und Mithören durch Unbefugte vor und bei Besprechungen über VS,
• Einhaltung von Beschränkungen bei der Weitergabe von VS,
• Nachweis der im Unternehmen vorhandenen VS-Bestandsverzeichnisse,
• Sicherung einer vollständigen VS-Bestandsprüfung; die erste vollständige Prüfung ist spätestens zum Dezember 2006 abzuschließen und danach spätestens alle 10 Jahre zu wiederholen; BMWE ist über das Ergebnis zu unterrichten,
• Prüfung gemäß Kontrollrichtlinie ( Anlage 35 - Kontrollrichtlinie (pdf, 86KB, Datei ist nicht barrierefrei)), ob die im GHB, in Richtlinien oder allgemeinen Anweisungen sowie in Auflagen oder Einzelverfügungen des BMWE geforderten Sicherheitsvorkehrungen beachtet werden,
• Inventarisierung der nach der Abwicklung des VS-Auftrags im Unternehmen verbleibenden VS,
• Sicherstellung, dass Bild-, Tonaufzeichnungs- und Übertragungsgeräte sowie IT-/Kommunikationsgeräte nicht in VS-Bereiche gebracht werden; Ausnahmen können von dem/der SiBe bei besonderer Notwendigkeit zugelassen werden, soweit keine zwingenden Gründe entgegenstehen, sowie
• Erstellung einer innerbetrieblichen Anweisung zur Behandlung von VS-Zwischenmaterial im Einvernehmen mit BMWE (1.6.2).

3.3.5. Materieller Geheimschutz

1. Der/die SiBe trifft die erforderlichen Maßnahmen, um Schaden abzuwenden oder zu verringern und Wiederholungen zu vermeiden, wenn
   • bekannt wird oder der Verdacht entsteht, dass Unbefugte Kenntnis von VS erhalten haben,
   • eine VS, ein Schlüssel zu einem VS-Verwahrgelass, zu Schließfächern eines VS-Schlüsselbehälters oder zum Ein- und Ausschalten einer Gefahrenmeldeanlage verloren gegangen ist,
   • sonstige Geheimschutzvorschriften verletzt sind, oder
   • eine unter dem Gesichtspunkt des Geheimschutzes beachtliche Beobachtung gemacht wird (z.B. defekte Sicherheitseinrichtungen oder außergewöhnliches Interesse bestimmter Personen an VS).
2. Er/sie unterrichtet unverzüglich BMWE und die zuständige Landesverfassungsschutzbehörde (ggf. zusätzlich BfV) ( Anlage 36 - Anschriften LfV (pdf, 58KB, Datei ist nicht barrierefrei)), oder bei Gefahr im Verzuge (z.B. Fluchtgefahr) die zuständige Polizeidienststelle über
   • Hinweise, Wahrnehmungen und Erkenntnisse, die den Verdacht einer nachrichtendienstlichen Tätigkeit, einer Verratstätigkeit anderer Art oder von Sabotage, Terrorismus u.ä. begründen können,
   • geheimschutzrelevante Vorkommnisse bei Reisen von VS-Ermächtigten.

Er/Sie unterrichtet unverzüglich BMWE, wenn der Verdacht besteht oder bekannt wird, dass Unbefugte Kenntnis von VS erhalten haben sowie über den Verlust von VS, Schlüsseln zu einem VS-Verwahrgelass, zu Schließfächern eines VS-Schlüsselbehälters oder zum Ein- und Ausschalten einer Gefahrenmeldeanlage.

3.3.5. Kommunikations- und IT-Sicherheit

1. Zur Gewährleistung der Sicherheit von VS hat der/die SiBe auf dem Gebiet der Kommunikations- und IT-Sicherheit folgende Aufgaben:
   • Beteiligung bei Planung und Beschaffung von Kommunikations- und IT-Ausstattung,
   • Beteiligung bei Entwicklung genereller Kommunikations- und IT-Sicherheitskonzepte,
   • Beteiligung bei Aufklärung und Beseitigung von Angriffen auf die Kommunikations- und IT-Einrichtung (auch außerhalb des VS-Bereiches) sowie
   • Sensibilisierung der Mitarbeiter/-innen hinsichtlich der besonderen Anforderungen von Kommunikations- und IT-Einrichtungen und der zusätzlichen Anforderungen bei der VS-Bearbeitung.
2. Zur Gewährleistung der VS-IT-Bearbeitung (6.11) hat der/die SiBe folgende Aufgaben
   • Erstellung der Informationstechnik-Geheimschutzanweisung (ITGA) gemäß den Richtlinien zum Geheimschutz von VS beim Einsatz von Informationstechnik in Unternehmen (VSITR/U) (Anlage 37),
   • Einholung der erforderlichen Einwilligung des BMWE zur VS-IT-Bearbeitung,
   • Sicherstellung der Einhaltung der VS-IT-Schutzmaßnahmen,
   • bei internationalen Projekten Sicherstellung, dass die Anforderungen der Kommunikations- und IT-Einrichtung eingehalten werden und eine ggf. erforderliche Zustimmung eingeholt wird.