6.4.1. Grundsätze

1. Jede VS ist mit dem in der VS-Einstufungsliste (1.12, 2.4.2) amtlich festgelegten Geheimhaltungsgrad zu kennzeichnen; dieser ist ungekürzt und gut sichtbar auf der VS so anzubringen, dass er sich deutlich von anderer Beschriftung abhebt. Bei befristeten VS umfasst die Kennzeichnung auch den Zeitpunkt des Ablaufs der VS-Einstufung ( Anlage 42 - Kennzeichnung GEHEIM (pdf, 326KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 43 - Kennzeichnung VS-VERTRAULICH (pdf, 326KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
2. Wird der amtlich festgelegte Geheimhaltungsgrad einer VS geändert oder aufgehoben, sind die Kennzeichnungen so zu ändern, dass die ursprüngliche Einstufung lesbar bleibt. Die Änderung/Streichung ist auf der ersten Seite der VS mit Namenszeichen und Datum des/der VS-Verwalters/in zu versehen und im VS-Bestandsverzeichnis unter Hinweis auf die Verfügung des amtlichen VS-Auftraggebers zu vermerken. Bei Büchern und gebundenem Schriftgut genügt grundsätzlich eine Änderung oder Streichung auf dem Einband und dem Titelblatt. Bei Höherstufungen ist die Kennzeichnung jeder einzelnen Seite zu ändern.
3. Eindeutig unterscheidbare Teile einer VS, z.B. Bauteile, Teilpläne, Abschnitte, Kapitel, Nummern oder Seiten können unterschiedlich eingestuft sein und sind entsprechend zu kennzeichnen ( Anlage 44 - Kennzeichnung unterschiedlich eingestufter Verschlusssachen (pdf, 68KB, Datei ist nicht barrierefrei)).

6.4.2. Ausländische VS und VS zwischenstaatlicher Organisationen

1. Ausländische VS und VS zwischenstaatlicher Organisationen sind mit dem deutschen Geheimhaltungsgrad, der dem zugeordneten ausländischen Geheimhaltungsgrad oder dem Geheimhaltungsgrad der zwischenstaatlichen Organisation entspricht, zu kennzeichnen ( Anlage 31 - Multilaterale Vergleichbarkeitsgrade (pdf, 65KB, Datei ist nicht barrierefrei) und Anlage 32 - EDIR-Geheimhaltungsgrade (pdf, 65KB, Datei ist nicht barrierefrei)). Bei Büchern und gebundenem Schriftgut genügt die Kennzeichnung auf Einband, Titelblatt und erster Seite (Anlagen oder Teile gesondert).
2. Übersetzungen von VS in die deutsche Sprache erhalten den vergleichbaren deutschen Geheimhaltungsgrad; zusätzlich ist auf der ersten Seite die ausländische oder zwischenstaatliche Herkunft der VS kenntlich zu machen.
3. Bei internationalen Projekten sind zusätzliche Kennzeichnungen zu beachten.

6.4.3. Schriftgut

1. Die VS ist zu kennzeichnen mit Datum, Geschäftszeichen/Organisationsbezeichnung des Erstellers im Unternehmen, Ausfertigungs- und Tagebuchnummer (einschließlich Abkürzung des Geheimhaltungsgrades). Die Seiten sind zu nummerieren; ihre Gesamtzahl ist auf dem ersten Blatt an­zugeben; gegebenenfalls ist eine Aufschlüsselung nach einzelnen Geheimhaltungsgraden an­zugeben. Bei doppelseitiger Beschriftung sind eventuell entstehende Leerseiten in die Nummerierung einzubeziehen, als "Leerseiten" zu kennzeichnen und mitzuzählen.
2. Bei STRENG GEHEIM eingestuften VS ist die Kennzeichnung auf jeder beschriebenen Seite anzubringen.
3. Bei STRENG GEHEIM oder GEHEIM eingestuften VS wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "auf amtliche Veranlassung geheimgehalten" in roter Farbe durch Stempel oder Druck am oberen und unteren Rand jeder beschriebenen Seite, die diesen Geheimhaltungsgrad unterliegt, angebracht ( Anlage 42 - Kennzeichnung GEHEIM (pdf, 326KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
4. Bei VS-VERTRAULICH eingestuften VS wird der Geheimhaltungsgrad mit dem Zusatz "auf amtliche Veranlassung geheimgehalten" in schwarzer oder blauer Farbe durch Stempel oder Druck am oberen Rand jeder beschriebenen Seite angebracht, die diesen Geheimhaltungsgrad unterliegt ( Anlage 43 - Kennzeichnung VS-VERTRAULICH (pdf, 326KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
5. Eingestufte Anlagen einer VS sind entsprechend ihrer Einstufung zu kennzeichnen. Für die erste Seite jeder Anlage gilt Absatz 1.
6. Wird ein Vorgang nachträglich eingestuft, sollen möglichst alle existierenden Kopien gekennzeichnet werden.
7. Ist eine Kennzeichnung der VS mit ihrem Einstufungsgrad nicht möglich, ist diese auf ihrem Behältnis anzubringen. Bei VS-Schriftgutbehältnissen (Lauf-, Klebe-, Sammelmappen, Ordner, Hefter) sind grundsätzlich die äußeren Vorder- und Rückseiten sowie ggf. die Rücken entsprechend dem höchsten in ihnen enthaltenen VS-Geheimhaltungsgrad wie folgt zu kennzeichnen:
   • bei STRENG GEHEIM mit einem gelben und einem roten Diagonalstreifen (überkreuzt),
   • bei GEHEIM mit einem roten Diagonalstreifen,
   • bei VS-VERTRAULICH mit einem blauen Diagonalstreifen.

6.4.4. VS-Material

1. VS-Material ist entsprechend den Bestimmungen für Schriftgut zu kennzeichnen (Beschriftung, Aufkleber, Anhänger o.ä.) und mit einer Ausfertigungsnummer zu versehen. Werden Serialnummern verwendet, können diese die Ausfertigungsnummer ersetzen.
2. VS, bei denen der Geheimhaltungsgrad und der Hinweis auf die amtliche Veranlassung ihrer Geheimhaltung nicht angebracht werden können, sind im Einvernehmen mit BMWE durch geeignete andere Maßnahmen kenntlich zu machen.
3. Kann VS-Material noch nicht gekennzeichnet werden, müssen VS-Ermächtigte mit Zugang zu diesem VS-Material nachweislich hierüber unterrichtet werden; sie sollen erneut auf ihre Schweigepflicht hingewiesen werden.

6.6.1. Grundsätze

1. Alle VS eines Unternehmens sind in das VS-Bestandsverzeichnis (VS-Tagebuch, VS-Ausfertigungs- und Vervielfältigungsnachweis) aufzunehmen. Dies gilt auch für spezielle Kopier- oder Druckvorlagen, die verwahrt werden sollen. Sie sollen nur solange verwahrt werden, wie davon noch Ausfertigungen erstellt werden sollen. Eingehende VS sind mit einem VS-Eingangsstempel des Unternehmens zu versehen ( Anlage 49 - VS-Eingangsstempel (pdf, 66KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
2. Der/die VS-Verwalter/in darf VS nur an entsprechend VS-Ermächtigte und nur mit Genehmigung des/der zuständigen VS-Projektleiters/in oder des/der SiBe ausgeben.
3. In VS-Registraturen dürfen nur entsprechend der höchsten Geheimhaltungsstufe der registrierten VS Ermächtigte tätig werden.

6.6.2. Nachweise

1. VS-Vervielfältigungsauftrag ( Anlage 46 - VS-Vervielfältigungsauftrag (pdf, 12KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Tagebuch ( Anlage 47 - VS-Tagebuch (pdf, 110KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Quittungsbuch ( Anlage 50 - VS-Quittungsbuch (pdf, 64KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Empfangsschein ( Anlage 51 - VS-Empfangsschein (pdf, 66KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Übergabeprotokoll ( Anlage 52 - VS-Übergabeprotokoll (pdf, 64KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Vernichtungsverhandlung ( Anlage 53 - VS-Vernichtungsverhandlung (pdf, 62KB, Datei ist nicht barrierefrei)), VS-Ausfertigungs-/Vervielfältigungsnachweis ( Anlage 48 - VS-Ausfertigungs- und Vervielfältigungsnachweis (pdf, 70KB, Datei ist nicht barrierefrei)), Quittungsbuch für VS-Zwischenmaterial ( Anlage 54 - VS-Quittungsbuch Zwischenmaterial (pdf, 70KB, Datei ist nicht barrierefrei)) und Berichtigungsnachweis ( Anlage 55 - Berichtigungsnachweis VS-Tagebuch (pdf, 66KB, Datei ist nicht barrierefrei)) sind grundsätzlich nach den von BMWE verfügten Vorgaben zu führen. VS-Tagebücher und VS-Ausfertigungs-/-Vervielfältigungsnachweise sind grundsätzlich in Buchform zu führen. Abweichungen hiervon und eine IT-gestützte VS-Tagebuchführung bedürfen der Einwilligung des BMWE.
2. VS-Tagebücher und VS-Ausfertigungs-/Vervielfältigungsnachweise sind entsprechend dem Geheimhaltungsgrad der höchsten in ihnen nachgewiesenen VS zu verwahren.
3. VS-Tage- und VS-Quittungsbücher, VS-Empfangsscheine, VS-Übergabeprotokolle, VS-Vernichtungsverhandlungen, VS-Herabstufungsverfügungen und VS-Vervielfältigungsnachweise sind fünf Jahre zu verwahren. Für VS-Tagebücher und VS-Vervielfältigungsnachweise beginnt die Verwahrungsfrist mit dem Datum, an dem die letzte im VS-Tagebuch noch nicht durchgestrichene VS versandt, herabgestuft oder vernichtet worden ist. Für VS-Quittungsbücher, VS-Empfangsscheine, VS-Übergabeprotokolle, VS-Vernichtungsverhandlungen und VS-Herabstufungsverfügungen beginnt die Frist mit dem Datum der letzten Eintragung bzw. Ausstellung.
4. Unternehmen, die aus der Geheimschutzbetreuung ausscheiden, verwahren die in Absatz 1 aufgeführten Nachweise entsprechend den genannten Fristen. Erlischt das Unternehmen innerhalb der Verwahrungsfristen, sind die Unterlagen BMWE zur weiteren Verwahrung zuzuleiten.
5. Elektronische Medien, die VS enthalten (z.B. Wechselfestplatten, CD-ROM, Disketten), sind ebenfalls im VS-Tagebuch nachzuweisen. Die Gesamteinstufung des Datenträgers richtet sich nach dem höchsten VS-Einstufungsgrad der darauf abgespeicherten Dateien. Ein Einzelnachweis der auf dem Datenträger abgespeicherten Dateien ist - außer im Falle der Versendung ( Anlage 56 - Inhaltsverzeichnis VS-Datenträger (pdf, 62KB, Datei ist nicht barrierefrei)) - nicht erforderlich. Für jeden Datenträger ist eine eigene Tagebuchnummer zu vergeben. Dies gilt auch für elektronische Kopien der gesamten Daten dieses Datenträgers oder Teilmengen davon. Ein Eintrag unter derselben Tagebuchnummer (als zusätzliche Ausfertigung) ist nur dann zulässig, wenn das Original und die Kopie des Datenträgers identisch und nachträglich nicht mehr veränderbar sind. Werden abgespeicherte Dateien ausgedruckt, so erhält der erste Ausdruck eine eigene Tagebuchnummer mit der Ausfertigungsnummer 0. Weitere identische Ausdrucke von solchen Dateien sind entsprechend den Bestimmungen für die Verwaltung von VS-Schriftgut im Tagebuch unter der gleichen Tagebuchnummer nachzuweisen.

6.6.3. Bestellung und Pflichten des/der VS-Verwalters/-in

1. Die Geschäftsleitung schlägt BMWE einen/eine in Angelegenheiten des Geheimschutzes unmittelbar dem/der SiBe unterstellte/n fachlich und persönlich geeignete/n Unternehmensangehörige/n als VS-Verwalter/in vor. Ist ein VS-Verwalter/-in nicht bestellt, nimmt der/die SiBe diese Funktion wahr.
2. Vor Ausgabe einer VS hat der/die VS-Verwalter/in die Berechtigung zum Empfang der VS zu prüfen.
3. Bei jeder VS-Sendung prüft der/die VS-Verwalter/in, ob sie unbeschädigt und vollständig ist. Zeigen sich Spuren unbefugten Öffnens oder ist die VS-Sendung unvollständig, ist der/die SiBe unverzüglich zu benachrichtigen. Der Eingang einer VS-Sendung wird von dem/der VS-Verwalter/in auf dem VS-Empfangsschein bestätigt, der sofort an den Absender zurückzusenden ist. Bei ausgehenden VS-Sendungen überwacht der/die VS-Verwalter/in den Rücklauf der VS-Empfangsscheine.
4. Der/die VS-Verwalter/in prüft täglich, ob alle ausgegebenen VS vollständig und fristgerecht zurückgegeben werden. Soweit eine Verwahrung von VS außerhalb der VS-Registratur durch BMWE auf Antrag des Unternehmens zugelassen ist, sind diese halbjährlich zurückzufordern oder vor Ort auf Vollständigkeit zu überprüfen.
5. Wechselt ein/eine VS-Verwalter/in, hat sich sein/seine Nachfolger/in (ggf. durch Stichproben) davon zu überzeugen, dass die zu verwaltenden VS vollständig vorhanden sind. Die Vollzähligkeit der Schlüssel zu den VS-Verwahrgelassen und zu den Gefahrenmeldeanlagen ist zu prüfen. Kann der/die VS-Verwalter/in die Übergabe nicht vornehmen, hat der/die SiBe die Übergabe in Gegenwart eines/einer Zeugen/in durchzuführen. Es ist ein VS-Übergabeprotokoll zu fertigen.
6. Bei Verstößen oder Verdachtsmomenten bezüglich des Umgangs mit VS hat der/die VS-Verwalter/-in den/die SiBe und dieser/diese BMWE zu unterrichten.

6.7.1. Änderung/Aufhebung der VS-Einstufung

1. Der VS-Herausgeber oder deren Rechtsnachfolger hat den Geheimhaltungsgrad einer VS zu ändern oder aufzuheben, sobald die Gründe für die bisherige Einstufung sich ändern oder weggefallen sind. Von der Änderung hat der VS-Herausgeber oder deren Rechtsnachfolger alle Empfänger der VS schriftlich oder per E-Mail mit mindestens fortgeschrittener elektronischer Signatur zu benachrichtigen. Eine Heraufstufung von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestufter VS ist nur zulässig, wenn eine Benachrichtigung aller Empfänger der ursprünglichen VS sichergestellt ist.
2. Die Aufhebung von VS-Einstufungen erfolgt mit Ablauf einer auf der VS angegebenen Frist und für VS-VERTRAULICH oder höher, die von einer amtlichen Stelle eingestuft wurden (amtlich geheimgehalten), sofern auf der VS keine längere oder kürzere Frist bestimmt ist
   
   • für die Vorgänge der Jahre 1949 bis 1959 bis zum 1. Januar 2013,
   • für die Vorgänge der Jahre 1960 bis 1994 bis zum 1. Januar 2025, beginnend mit dem Ablauf des Jahres 2013 sind mindestens drei Jahrgänge pro Kalenderjahr in chronologischer Reihenfolge zu öffnen,
   • für die Vorgänge der Jahre ab 1995 nach 30 Jahren.
   
   Die Einstufung von VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH ist spätestens nach 30 Jahren aufgehoben und kann nicht verlängert werden.
3. Unternehmen werden vom VS-Herausgeber oder dessen Rechtsnachfolger über eine Verlängerung der VS-Einstufung einer VS-VERTRAULICH oder höher schrifltich oder per E-Mail mit mindestens fortgeschrittener elektronischer Signatur benachrichtigt.
4. Unternehmen müssen VS-Herausgeber oder deren Rechtsnachfolger für VS-VERTRAULICH oder höher, die von Unternehmen auf Veranlassung einer amtlichen Stelle eingestuft wurden (auf amtliche Veranlassung geheimgehalten) und mit einer Frist für die Aufhebung der VS-Einstufung versehen wurden, schriftlich nachweisbar etwa 1 Jahr vor Ablauf der auf der VS angegebenen VS-Einstufungsfrist mitteilen, dass die VS im Unternehmen noch vorhanden ist und die VS-Einstufung mit Fristablauf aufgehoben wird und damit dem VS-Herausgeber oder dessen Rechtsnachfolger die Gelegenheit geben, die VS-Einstufung zu verlängern.
5. Der VS-Herausgeber oder deren Rechtsnachfolger kann von Unternehmen jederzeit zwecks Einwilligung zur Änderung/Aufhebung einer VS-Einstufung angeschrieben werden.
6. Absätze 1 bis 5 gelten nicht für VS-Einstufungen ausländischer und zwischen- oder überstaatlicher Stellen. Ihre VS-Einstufung kann nur vom VS-Herausgeber geändert oder aufgehoben werden, sofern nicht zwischen- oder überstaatliche Vereinbarungen ein abweichendes Verfahren regeln.

6.7.2. Vernichtung

VS, die nicht mehr benötigt werden und nicht an den VS-Auftraggeber zurückgegeben werden müssen, dürfen nur auf Anweisung eines/einer Anordnungsbefugten vernichtet werden. Der/die zuständige VS-Verwalter/in prüft diese VS auf Vollständigkeit und vernichtet sie in Gegenwart eines/einer bis zum entsprechenden Geheimhaltungsgrad ermächtigten Zeugen/in so, dass der Inhalt weder erkennbar ist noch erkennbar gemacht werden kann. Hierüber ist eine VS-Vernichtungsverhandlung ( Anlage 53 - VS-Vernichtungsverhandlung (pdf, 62KB, Datei ist nicht barrierefrei)) zu fertigen, dessen Nummer im VS-Tagebuch bei der entsprechenden VS einzutragen ist.

6.8.1. Allgemeine Grundsätze

1. Jede Person, der eine VS anvertraut oder zugänglich gemacht worden ist, trägt persönliche Verantwortung für ihre sichere Verwahrung (z.B. VS-Verwahrgelass, persönlicher Gewahrsam) und vorschriftsmäßige Behandlung. Die Verwahrung und Bearbeitung von VS in privaten Wohnungen ist unzulässig. Der/Die SiBe kann die kurzfristige Verwahrung von VS-VERTRAULICH eingestuften VS vor Antritt einer Reise zulassen. Bei GEHEIM eingestuften VS ist hierzu die Einwilligung des BMWE einzuholen.
2. VS sind grundsätzlich zentral zu verwahren, Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des BMWE. STRENG GEHEIM eingestufte VS sind von anderen VS getrennt zu registrieren und verwahren.
3. VS sind in VS-Verwahrgelassen oder VS-Sperrzonen zu verwahren, soweit sie nicht im persönlichen Gewahrsam des/der VS-Ermächtigten sind. VS-VERTRAULICH eingestufte VS können bei kurzer Abwesenheit (max. 30 Minuten) während der Arbeitszeit des/der VS-Ermächtigten in einem Raum mit angemessenem Schutz vor Zutritt Unberechtigter verbleiben.
4. VS-VERTRAULICH eingestufte VS können mit Einwilligung des BMWE, falls ein VS-Verwahrgelass oder eine VS-Sperrzone nicht vorhanden ist, in einem Bankschließfach verwahrt werden, zu dem nur der/die SiBe bzw. dessen/deren Vertreter/in Zugriff haben.

6.8.2. VS-Verwahrgelasse

Das Unternehmen hat zur Verwahrung von VS die erforderlichen Verwahrgelasse (Stahlschränke gemäß Anlage 57 - Beschaffung von Stahlschränken (pdf, 102KB, Datei ist nicht barrierefrei)) oder Aktensicherungsräume bereitzustellen, die besonderen Sicherheitsanforderungen des BMWE entsprechen.

Soll ein Stahlschrank von mehreren Berechtigten benutzt werden, ist die erforderliche Trennung von verschiedenen VS durch verschließbare Innenfächer oder Kassetten sicherzustellen.

6.8.3. VS-Sperrzonen

1. VS der Geheimhaltungsgrade VS-VERTRAULICH oder höher dürfen außerhalb von VS-Verwahrgelassen in VS-Sperrzonen (Räume, Gebäude, Gebäudeteile oder abgegrenzte Freilandzonen) bearbeitet und verwahrt werden; diese müssen den besonderen Auflagen des BMWE entsprechen ( Anlage 34 - Sperrzonenanweisung (pdf, 69KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
2. Zugang zu VS-Sperrzonen darf nur Personen gewährt werden, die entsprechend dem höchsten Geheimhaltungsgrad der dort verwahrten VS ausreichend VS-ermächtigt und befugt sind.
3. Anderen Personen darf mit Einwilligung des/der SiBe in dem Umfang, der aus sachlichen Gründen notwendig ist, und in Begleitung eines VS-Ermächtigten Zugang gewährt werden. Gegebenenfalls sind besondere Maßnahmen zum Schutz der dort vorhandenen VS zu treffen.
4. Das Mitführen von Mobilfunktelefonen, Notebooks und vergleichbaren Geräten in Sperrzonen ist verboten. Ausnahmen bedürfen der Einwilligung des/der SiBe ( Anlage 34 - Sperrzonenanweisung (pdf, 69KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 58 - Fotorahmenvorschrift (pdf, 77KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 59 - Telefonrahmenvorschrift (pdf, 88KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 60 - Handyrahmenvorschrift (pdf, 108KB, Datei ist nicht barrierefrei)).

6.8.4. Bewachung/technische Überwachung

1. VS-Sperrzonen und mit VS belegte VS-Verwahrgelasse sind grundsätzlich außerhalb der Arbeitszeit personell zu bewachen oder technisch zu überwachen.
2. VS dürfen nur vorübergehend in nicht personell bewachten oder technisch überwachten VS-Verwahrgelassen aufbewahrt werden. Sie müssen täglich nach Arbeitsende in ein anderes personell bewachtes oder technisch überwachtes VS-Verwahrgelass oder in ein einziges Bankschließfach, zu dem nur der/die SiBe bzw. dessen/deren Vertreter/in und ggf. der/die VS-Verwalter/in Zugang haben, verbracht werden. Lediglich VS-VERTRAULICH eingestufte VS dürfen, wenn dies aus arbeitstechnischen Gründen unbedingt erforderlich ist, ausnahmsweise während zusammenhängender Arbeitstage auch über Nacht in dem VS-Verwahrgelass aufbewahrt werden. Vor arbeitsfreien Tagen und immer dann, wenn sie nicht benötigt werden, sind auch sie in ein personell bewachtes oder technisch überwachtes VS-Verwahrgelass bzw. Bankschließfach zu verbringen.
3. Ein Verzeichnis der VS-Verwahrgelasse, Gefahrenmeldeanlagen und VS-Schlüsselbehälter (Standorte, Nummern, Sicherheitsgrade, Zahl und Bezeichnung der vorhandenen Schlüssel) sowie ihrer Benutzer/Schrankverwalter ist bei dem/der SiBe aufzubewahren.
4. Art und Umfang der Bewachung oder der technischen Überwachung der VS-Verwahrgelasse und der VS-Sperrzonen werden für das Unternehmen durch BMWE schriftlich festgelegt.

6.9.1. Schlüssel und Schlüsselbehälter

1. Schlüssel zu VS-Verwahrgelassen, VS-Sperrzonen und Gefahrenmeldeanlagen sind während der Arbeitszeit in persönlichem Gewahrsam oder im von BMWE zugelassenen VS-Schlüsselbehälter zu verwahren ( Anlage 57 - Beschaffung von Stahlschränken (pdf, 102KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
2. Außerhalb der Arbeitszeit sind die Schlüssel in einem VS-Schlüsselbehälter oder einem VS-Verwahrgelass zu verwahren. Wird ein VS-Schlüsselbehälter oder ein VS-Verwahrgelass von mehreren Personen benutzt, müssen diese mit verschließbaren Innenfächern (Schließfächern) ausgestattet sein. Die Schlüssel zu den Schließfächern verbleiben in persönlichem Gewahrsam.
3. Der Verlust eines Schlüssels ist unverzüglich dem/der SiBe zur Einleitung der erforderlichen Maßnahmen zu melden; das Schloss ist auszutauschen.

6.9.2. Verwahrung von Zweitschlüsseln

Zweitschlüssel sind in getrennten, besonders gekennzeichneten und sicher verschlossenen Umschlägen in verschiedenen VS-Verwahrgelassen (Reserveschlüssel auch in VS-Schlüsselbehältern) oder einem Bankschließfach zu verwahren. Sie sind durch den/die SiBe oder eine von ihm/ihr benannten Person zu verwalten.

6.9.3. Zahlenkombinationen

1. Die Zahlenkombinationen von VS-Verwahrgelassen, von VS-Schlüsselbehältern oder von Gefahrenmeldeanlagen dürfen nur einer von dem/der SiBe benannten Person bekannt sein. Sie dürfen nicht aus leicht zu ermittelnden Zahlen oder Zusammenstellungen, z.B. persönlichen Daten, Fernsprechnummern oder arithmetischen Folgen bestehen.
2. Die Zahlenkombinationen von VS-Verwahrgelassen, VS-Schlüsselbehältern und Gefahrenmeldeanlagen sind vor der erstmaligen Nutzung, bei Benutzerwechsel, nach Öffnung in Abwesenheit des Benutzers, bei Verdacht, dass die Zahlenkombination Unbefugten bekannt geworden ist sowie spätestens nach zwölf Monaten zu ändern.
3. Die einzige zulässige schriftliche Aufzeichnung der Zahlenkombinationen ist dem/der SiBe oder den mit ihrer Verwaltung Beauftragten in einem besonders gekennzeichneten, sicher verschlossenen Umschlag zu übergeben und in einem anderen VS-Verwahrgelass oder Bankschließfach zu verwahren. Die Zahlenkombinationen der VS-Schlüsselbehälter sind getrennt von den Zahlenkombinationen der VS-Verwahrgelasse aufzubewahren und zu verwalten. BMWE kann die gemeinsame Verwahrung in einem Bankschließfach zulassen, zu dem nur der/die SiBe, der/die Vertreter/-in und ggf. der/die VS-Verwalter/in Zugang haben dürfen.

6.10.1. Grundsätze

1. Die Weitergabe von VS oder deren Inhalt richtet sich nach den Vorgaben des VS-Herausgebers und ist in geeigneter Weise ( Anlage 51 - VS-Empfangsschein (pdf, 66KB, Datei ist nicht barrierefrei), VS-Empfangsschein) nachzuweisen. Sie ist nur zulässig, wenn und soweit es für die Bearbeitung eines VS-Auftrages erforderlich ist. Die bei der Weitergabe einzuhaltenden Sicherheitsmaßnahmen richten sich nach dem Geheimhaltungsgrad der VS und dem Bestimmungsort. Erfolgt die Weitergabe des Inhaltes einer VS durch Kenntnisnahme anderer VS-Ermächtigter, ist hierüber Nachweis zu führen.
2. Der VS-Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass eingehende VS nur dem/der im Sicherheitsbescheid genannten Empfangsberechtigten (VS-Verwalter/in), un­mittelbar und ungeöffnet zugeleitet werden.
3. Eine Weitergabe von VS ist nur über die VS-Registratur zulässig. Mit Einwilligung des BMWE kann die Weitergabe von VS-VERTRAULICH und GEHEIM eingestuften VS innerhalb einer Arbeitsgruppe von Hand zu Hand erfolgen und ist durch ein Quittungsbuch nachzuweisen.

6.10.2. Verpackung

1. VS-Schriftgut ist in doppeltem Umschlag zu versenden ( Anlage 61 - Verpackung von VS-Schriftgut (pdf, 76KB, Datei ist nicht barrierefrei)); der Umschlag darf nur bei VS-VERTRAULICH mehr als einen VS-Vorgang enthalten.(2) Der äußere Umschlag darf den VS-Inhalt nicht erkennen lassen; auf der inneren Verpackung ist der Geheimhaltungsgrad anzubringen.(3) Nicht verpackungsfähiges VS-Material ist durch andere geeignete Maßnahmen gegen Einsichtnahme und Zugriff durch Unbefugte zu sichern.(4) Der VS ist im inneren Umschlag ein VS-Empfangsschein ( Anlage 51 - VS-Empfangsschein (pdf, 66KB, Datei ist nicht barrierefrei)) beizufügen; dieser ist vom Empfänger zu quittieren und unverzüglich an den Absender zurück zu senden. Geht der VS-Empfangsschein nicht innerhalb einer angemessenen Frist (im Inland sieben Arbeitstage) nach Versendung ein, hat der Absender beim Empfänger der VS nachzufragen; bei Verdacht des Verlustes der VS ist BMWE sofort zu unterrichten.

6.10.3. Weitergabe von VS innerhalb Deutschlands

6.10.4. Weitergabe von VS in das Ausland

1. VS-VERTRAULICH oder GEHEIM eingestufte und entsprechend verpackte / gegen Einsichtnahme geschützte VS dürfen nur mit Einwilligung des amtlichen VS-Auftraggebers an Empfänger im Ausland weitergegeben werden.
   Bei der Weitergabe von VS, die nicht auf Veranlassung eines deutschen VS-Auftraggebers entstanden sind, erfolgt die erforderliche Einwilligung zur Weitergabe durch BMWE. Anfragen sind unter Angabe des amtlichen VS-Herausgebers, seiner Erlaubnis zur Weitergabe, der Vertragsnummer, der Programmbezeichnung und des Empfängers an BMWE zu richten. Sonstige für den Export zu beachtende Vorschriften (z. B. Außenwirtschaftsgesetz, Kriegswaffenkontrollgesetz, Gesetz über die Beförderung gefährlicher Güter  o. ä.) bleiben unberührt.
2. Vor der Weitergabe von VS ins Ausland ist zu prüfen, ob ein gültiges Geheimschutzabkommen, das diese Art von VS-Transporten erlaubt, mit dem ausländischen Staat besteht, in den die VS weitergegeben werden soll. ¹⁾ Im Zweifelsfall ist eine diesbezügliche Anfrage vorab an BMWE zu richten.
   Darüber hinaus muss dem versendenden deutschen Unternehmen eine gültige Facility Security Clearance (FSC) über das ausländische Empfängerunternehmen vorliegen; diese wird über BMWE bei der zuständigen ausländischen Sicherheitsbehörde (Vordruck FSC Information Sheet (FIS) Request - Anlage 05a - Request for a Facility Security Clearance (FSCIS) (pdf, 545KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 05b - Antrag auf einen Sicherheitsbescheid für ein Unternehmen (pdf, 649KB, Datei ist nicht barrierefrei)) beantragt. Im Antrag müssen der die FSC-Anforderung begründende VS-Auftrag sowie die beim Empfängerunternehmen erforderlichen Geheimhaltungsgrade / Sicherungsmaßnahmen benannt werden. Besondere, ggf. aus internationalen Projekten resultierende Geheimhaltungsgrade (NATO, EU, OCCAR, etc.) sind zu beachten.
3. Grundsätzlich hat die Weitergabe von VS in das Ausland auf amtlichem Wege (diplomatischer - Anlage 64a - Hinweise zur Versendung von VS an Empfänger im Ausland durch diplomatischen Kurier (pdf, 198KB, Datei ist nicht barrierefrei) - oder militärischer Kurier, Militärtransport) zu erfolgen. Ausnahmen sind zulässig, wenn der amtliche VS-Auftraggeber eine andere Festlegung getroffen hat, internationale Vereinbarungen dies zulassen oder BMWE etwas anderes bestimmt hat.
   Ist der amtliche Beförderungsweg nicht möglich oder führt er zu unangemessener Zeitverzögerung, kann die Beförderung der VS durch Firmenkurier/e erfolgen. Dies können ausreichend VS-ermächtigte Mitarbeiter der versendenden Firma oder eines anderen geheimschutzbetreuten Unternehmens (z.B. eines Transportunternehmens) sein. Die Beförderung von VS durch Firmenkurier/e richtet sich grundsätzlich nach den Maßgaben des Abschnitts 6.10.3.2, soweit internationale Vereinbarungen oder projektspezifische Sicherheitsanweisungen nichts anderes regeln.
4. Für die Beförderung von VS durch Firmenkurier/e stellt BMWE auf Antrag des Unternehmens Einzelfall-Kurierausweise mit den erforderlichen Anweisungen (International Courier Certificate - Anlage 64b - International Courier Certificate (pdf, 37KB, Datei ist nicht barrierefrei)) für die an der Verbringung beteiligten Kuriere aus.
   Kurierausweise sind von dem Unternehmen zu beantragen, das den/die Kurier/e beschäftigt und den Transport durchführt. Der Antrag muss das dem Transport zugrunde liegende Projekt  / den VS-Auftrag sowie die am Projekt beteiligten Länder benennen. Handelt es sich um einen Straßentransport, sind auch die Transitländer zu benennen. Projekte einer internationalen Organisation (NATO, EU, OCCAR etc.) sind als solche anzuzeigen.
   Für häufigere Beförderungen durch denselben Kurier, z.B. bei vergleichbaren, regelmäßig wiederkehrenden Transporten innerhalb eines Projektes, kann BMWE auf Antrag des Unternehmens einjährige personengebundene Kurierausweise (International Multi Travel Courier Certificate - Anlage 64c - International Multi-Travel Courier Certificate (pdf, 37KB, Datei ist nicht barrierefrei)) ausstellen. Diese werden dem/den Kurier/en von dem/der SiBe vor jeder Verbringung ausgehändigt und sind nach Beendigung der Kurierreise dem/der SiBe zurückzugeben.
   Für Ausnahmefälle, die besonders zu begründen sind, kann BMWE den Unternehmen Blanko-Kurierausweise (Einzelausweise gem. Anlage 64b - International Courier Certificate (pdf, 37KB, Datei ist nicht barrierefrei)) zur Verfügung stellen, die durch den/die Sibe um die jeweiligen Kurierdaten zu ergänzen sind. Diese dienen ausschließlich dazu, unaufschiebbare, kurzfristig erforderliche Transporte zu ermöglichen.
   Für jede Kuriersendung erstellt der/die SiBe eine Reise- und Sendungsbeschreibung (Description of Shipment - Anlage 64d - Description of Shipment (pdf, 16KB, Datei ist nicht barrierefrei)), die während der Verbringung als Anlage zu dem jeweiligen Einzel- bzw. Jahreskurierausweis mitzuführen ist.
   Jahres- und Blanko-Kurierausweise sind grundsätzlich am Ende des Jahres für das Folgejahr auf der Grundlage des absehbaren Bedarfs beim BMWE zu beantragen. Nicht genutzte Ausweise sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit an BMWE zurückzusenden bzw. deren Vernichtung ist unter Angabe der Seriennummern schriftlich anzuzeigen. Verwendete Kurierausweise sind nach Ablauf des Jahres, in dem sie genutzt wurden, noch zwei weitere Jahre von dem/der SiBe aufzubewahren und dann zu vernichten.
5. Sowohl für Kurierfahrten, bei denen VS im persönlichen Gewahrsam eines einzelnen Kuriers befördert werden, als auch für Verbringungen, die nach Art und Umfang der zu befördernden VS einen Transport durch mehrere Firmenkuriere notwendig machen, ist die Genehmigung des BMWE und der beteiligten ausländischen Sicherheitsbehörde erforderlich. In diesem Zusammenhang hat der Absender der VS BMWE rechtzeitig, d.h. grundsätzlich mindestens 5 Werktage vor Transportbeginn einen Transportplan (Vordrucke International Transportation Plan - Anlage 66a - International Transportation Plan (pdf, 171KB, Datei ist nicht barrierefrei) oder Anlage 66b - Details of Hand Carriage (pdf, 26KB, Datei ist nicht barrierefrei) - Hand Carriage) zur Einwilligung und Weitergabe vorzulegen. Der genehmigte Transportplan ist einem eventuell beauftragten Transportunternehmen vor Fahrtantritt zur Kenntnis zu geben.
6. In Ausnahmefällen ist unter besonderen Bedingungen eine Beförderung auf dem Luftweg durch von BMWE zugelassene Luftfrachtunternehmen möglich, die sich nicht in der Geheimschutzbetreuung des BMWE befinden (Verfahrensvorschriften hierzu in Anlage 67 - Luftfracht (pdf, 9KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
7. Für die Beförderung von VS mittels eines nicht geheimschutzbetreuten, aber von BMWE zugelassenen privaten Zustelldienstes gelten besondere Verfahrensvorschriften ( Anlage 68 - Merkblatt über die grenzüberschreitende Verbringung von VS des Geheimhaltungsgrades VS-VERTRAULICH (pdf, 144KB, Datei ist nicht barrierefrei)).
8. STRENG GEHEIM eingestufte VS an Empfänger im Ausland sind dem amtlichen VS-Auftraggeber zur Weiterleitung zuzuleiten.

¹⁾ Eine Liste der mit anderen Ländern bestehenden Geheimschutzabkommen befindet sich im passwortgeschützten Bereich des BMWE-Geheimschutzservers (https://bmwi-sicherheitsforum.de).

6.10.5. Erörterung von VS in Konferenzen, Sitzungen, Besprechungen usw.

1. Sollen VS in Konferenzen oder Sitzungen erörtert werden, ist darauf bei der Einladung unter Angabe des Geheimhaltungsgrades hinzuweisen.
2. Auf Anforderung des einladenden Unternehmens stellen die entsendenden deutschen Dienststellen (Behörden) eine Konferenzbescheinigung und die entsendenden deutschen Unternehmen eine SiBe-Bescheinigung (5.2, 5.3) aus.
3. Vor Beginn der Konferenz oder Sitzung hat der/die für die Veranstaltung Verantwortliche auf den Geheimhaltungsgrad der Erörterung hinzuweisen und sich zu vergewissern, dass alle Teilnehmer/-innen ausreichend VS-ermächtigt sind. Aufzeichnungen bedürfen der Einwilligung der/des für die Veranstaltung Verantwortlichen und sind - entsprechend dem Geheimhaltungsgrad - als VS zu behandeln.
4. Vor Konferenzen oder Sitzungen von besonderer Bedeutung ist bezüglich der notwendigen Abhörschutzmaßnahmen BMWE rechtzeitig hinzuzuziehen.
5. In Besprechungen, in denen ohne vorhergehende Ankündigung VS erörtert werden, hat sich der/die für die Veranstaltung Verantwortliche auf andere Weise (Rückfrage über seinen/seine SiBe bei der entsendenden Stelle) zu vergewissern, dass die Teilnehmer ausreichend VS-ermächtigt sind. Die Konferenz- bzw. SiBe-Bescheinigung ist nachträglich einzuholen.
6. In Bezug auf Mobilfunk-, TK-Anlagen und elektronische Aufzeichnungsgeräte sind besondere Vorschriften ( Anlage 58 - Fotorahmenvorschrift (pdf, 77KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 59 - Telefonrahmenvorschrift (pdf, 88KB, Datei ist nicht barrierefrei), Anlage 60 - Handyrahmenvorschrift (pdf, 108KB, Datei ist nicht barrierefrei)) zu beachten.
7. Angehörige von Dienststellen oder Unternehmen aus dem Ausland bzw. Angehörige zwischenstaatlicher Organisationen melden sich entsprechend dem internationalen Besuchskontrollverfahren an.

6.10.6. Weitergabe von VS an Mitglieder des Deutschen Bundestages

Mitglieder des Deutschen Bundestages dürfen in geheimschutzbetreuten Unternehmen Einsicht in VS nur erhalten, wenn und soweit BMWE im Einvernehmen mit dem VS-Herausgeber einwilligt. Sie weisen sich gegenüber dem/der SiBe des Unternehmens durch eine Bestätigung des/der Geheimschutzbeauftragten des Deutschen Bundestages aus.

6.11.1. Grundsatz

1. Der Begriff IT umfasst Geräte und Verfahren, die auf elektronischer Grundlage zur automatischen Erfassung, Darstellung, Speicherung, Verarbeitung oder Übermittlung von Informationen in Form von Text, Daten, Bildern oder Sprache dienen.
2. Die Nutzung von IT-Systemen birgt besondere Risiken z. B. Abstrahlung, Übertragung, Massenspeicherung, Computerviren oder Vernetzung. Daher sind zum Schutz von VS auf IT-Systemen, ergänzend zum allgemeinen materiellen Geheimschutz besondere Sicherheitsvorkehrungen erforderlich. Neben der Geheimhaltung (Vertraulichkeit) - vgl. Anlage 37 - VSITR/U (pdf, 127KB, Datei ist nicht barrierefrei) - kommen auch der Integrität der VS (z.B. die Unverfälschtheit oder Vollständigkeit) sowie der Verfügbarkeit wesentliche Bedeutung zu.

6.11.2. Verarbeitung

1. Die Verarbeitung von VS auf VS-IT-Systemen bedarf der Einwilligung des BMWE. Dies gilt auch, wenn unmittelbar nach der Bearbeitung eine verschlüsselte Speicherung erfolgt. Dazu sind die Einzelheiten des Betriebsablaufs für jedes VS-IT-System in einer unternehmensinternen informationstechnischen Geheimschutzanweisung (ITGA) festzulegen ( Anlage 69 - Leitfaden für den Aufbau einer ITGA (pdf, 96KB, Datei ist nicht barrierefrei)). Drahtlose Netzverbindungen (z. B. Wireless LAN, Bluetooth) und Funktastaturen sind nicht zulässig.
2. VS-IT-Systeme sind auch außerhalb der üblichen Arbeitszeiten gegen Manipulation sowie das Installieren von nicht genehmigter Software zu schützen. Grundsätzlich sind solche Systeme in Sperr- oder Kontrollzonen aufzustellen und zu betreiben; Ausnahmen sind mit Einwilligung des BMWE möglich, sofern andere geeignete Schutzmaßnahmen ergriffen werden.
3. VS-Datenträger (Disketten, CD, Festplatten, Memory-Sticks usw.) sind vor ihrer ersten Benutzung mit dem höchsten Geheimhaltungsgrad der darauf zu speichernden VS entsprechend der Bestimmungen zu VS-Schriftgut zu kennzeichnen und zu registrieren. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich (z.B. Festplatten) ist das entsprechende Gerät (z. B. Notebook) zu kennzeichnen.
4. Sind VS mit einem von BMWE genehmigten Verschlüsselungssystem verschlüsselt, werden die Datenträger registriert und mit dem Text "VS-kryptiert" und der Tagebuchnummer gekennzeichnet. An die Verwahrung der Datenträger werden keine Anforderungen gestellt.

6.11.3. Beförderung, Mitnahme, Übertragung

1. Die Beförderung von VS-Datenträgern erfolgt entsprechend den Bestimmungen für VS-Schriftgut. Dem VS-Datenträger ist ein VS-Empfangsschein und ein Inhaltsverzeichnis ( Anlage 56 - Inhaltsverzeichnis VS-Datenträger (pdf, 62KB, Datei ist nicht barrierefrei)) beizufügen. Aus dem Inhaltsverzeichnis müssen hervorgehen:
   • Die Anzahl der abgespeicherten Dateien und die Dateinamen,
   • die Bezeichnung der abgespeicherten VS (vergleichbar der Eintragung im VS-Tagebuch)
   • der jeweilige Dateityp (z.B. doc, pdf),
   • Datum Erstellungs-/Änderungsstand (z.B. "geändert am.....")
   • die Größe der Dateien (z.B. 285 KB)
   • der Einstufungsgrad der einzelnen Dateien (z.B. "GEHEIM")
2. Der Empfänger hat den erhaltenen Datenträger im VS-Tagebuch nachzuweisen. Das Inhaltsverzeichnis ist zusammen mit dem Datenträger aufzubewahren. Der Datenträger darf nachträglich beim Empfänger nicht mehr verändert werden. Technische Möglichkeiten des Dokumentenschutzes sind dabei zu nutzen.
3. Ist der Datenträger kryptiert, erfolgt die Beförderung mit einfacher Post; ein Empfangsschein mit Inhaltsverzeichnis - wie unter Absatz 1 beschrieben - ist beizufügen.
4. Die Mitnahme von VS-IT-Systemen mit eingebautem Datenträger ist nur zulässig, wenn dieser mit einem von BMWE genehmigten Verschlüsselungsverfahren verschlüsselt ist.
5. Die Übertragung von VS auf elektronischem Wege ist grundsätzlich mit einem von BMWE für den betreffenden Geheimhaltungsgrad genehmigten Verfahren (Software) oder durch andere genehmigten Maßnahmen (Hardware) zu sichern.

6.11.4. Weiterführende Richtlinien

Weitere Einzelheiten für die Verarbeitung und Übertragung von VS unter Nutzung von IT-Systemen ergeben sich aus den "Richtlinien zum Geheimschutz von Verschlusssachen beim Einsatz von Informationstechnik in Unternehmen" (VSITR/U, Anlage 37 - VSITR/U (pdf, 127KB, Datei ist nicht barrierefrei)) sowie aus den "Richtlinien zur Nutzung von Telekommunikations- oder anderen technischen Kommunikationseinrichtungen für die Übermittlung von Verschlusssachen (VS) in Unternehmen" (Krypto-Richtlinien, Anlage 70 - Krypto-Richtlinien (pdf, 38KB, Datei ist nicht barrierefrei)).